検査仕様書の紙管理には、紛失リスクや管理費用などさまざまな課題があることも多いです。しかし、検査仕様書をデジタル化するのは躊躇する企業も存在するでしょう。今回は、検査仕様書を紙管理する課題やデジタル化する効果について解説します。
検査仕様書の紙管理は課題が多い？
デジタル化が進むなか、検査仕様書は紙で管理する企業は多く存在します。しかし、紙管理にはさまざまな課題があるのも事実です。検査仕様書の紙管理における課題には、次のようなものがあります。
- 検査履歴が残らない
- 検査準備に手間がかかる
検査履歴が残らない
紙の検査仕様書は、検査履歴が残りません。ひとつひとつの検査結果を手作業で管理する必要があり、探す際に手間がかかることも多いです。よく使用する資料を取り出しやすい場所に保管するなら、検査仕様書の保管方法を工夫する必要があるでしょう。
検査準備に手間がかかる
使用する検査仕様書を見つけたら、それを現場まで持ってくる必要があります。時間をかけて見つけ出したにもかかわらず、準備漏れがあった場合は保管場所まで戻らなければいけません。デジタルであれば、パソコン上で確認することができます。
検査仕様書をデジタル化する効果
デジタルへの移行は時間がかかりますが、多くのメリットがあるのも事実です。検査仕様書をデジタル化するメリットには、次のようなものがあります。
- 探す手間を削減できる
- 検索履歴を蓄積できる
- 編集をおこないやすい
探す手間を削減できる
検査仕様書をデジタル化することで、探す手間を省けるメリットがあります。検査仕様書をデータ化すれば、QRコードが付与された媒体を読み取り、直接画面表示することが可能です。探す手間を大幅に削減できるため、業務効率化を実現できます。
検索履歴を蓄積できる
検査仕様書をデジタル化すれば、検索履歴を蓄積できます。誰がいつ検索したのか、そのデータを蓄積できるので検索結果を管理しやすいです。手作業で検査結果を管理する必要がないため、書類の劣化や盗難、紛失などのリスクを回避できます。
編集をおこないやすい
デジタル化は、検査項目に修正があった場合に編集しやすいメリットもあります。編集内容はすぐに反映されるため、データ共有もおこないやすいです。編集履歴も残るため、データ改ざんなどのリスクを回避できるメリットもあります。
まとめ
検査仕様書のデジタル化は、探す手間を削減できたり検索履歴を蓄積できたり、編集をおこないやすかったりなど多くのメリットがあります。紙の検査仕様書に課題を抱えているなら、デジタル化への移行を検討してみましょう。
参考：